Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Esta política cumple la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que incorpora el Decreto 1377 de 2013). La autoridad de vigilancia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

2. En qué casos EduOne es responsable y en cuáles es encargado

• EduOne es responsable de los datos que recolecta directamente: los de quienes escriben por el formulario de contacto o WhatsApp, los de los representantes de las instituciones clientes, los datos de acceso a la plataforma y el registro de aceptación de estos documentos.
• EduOne es encargado de los datos que cada Institución carga en la plataforma sobre su comunidad educativa (estudiantes, acudientes, docentes y personal). En ese caso la Institución es la responsable: ella decide qué datos registra y para qué, y debe obtener las autorizaciones correspondientes. EduOne trata esos datos solo para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones de la Institución.

3. Qué datos se tratan

• Identificación y contacto: nombres, apellidos, documento de identidad, fecha de nacimiento, correo, teléfono, dirección, cargo e institución.
• Académicos y de convivencia: matrícula, grado, curso, notas, asistencia, actividades, entregas, evaluaciones, boletines, observaciones, citaciones y seguimientos.
• Financieros: valores de matrícula y pensiones, abonos y pagos registrados por la Institución.
• Imagen: fotografías de perfil y fotografías que los usuarios suben voluntariamente.
• Comunicaciones: mensajes del chat, comunicados y archivos adjuntos.
• Técnicos: identificador de la cuenta, códigos de notificación del dispositivo, navegador, idioma, zona horaria y fecha y hora de acceso y de aceptación de documentos.

4. Datos de niños, niñas y adolescentes

EduOne trata datos de estudiantes menores de edad únicamente para fines educativos, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y Código de la Infancia y la Adolescencia). La Institución debe contar con la autorización previa de los padres o representantes legales. Se tendrá en cuenta la opinión del menor según su madurez. EduOne no usa los datos de menores para publicidad ni perfiles comerciales.

5. Datos sensibles

Algunos registros de convivencia o de salud que la Institución decida cargar pueden ser datos sensibles. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Estos datos solo se tratan con autorización expresa o cuando la ley lo permite, y su acceso está restringido por rol.

6. Para qué se usan los datos

• Prestar el servicio: crear y administrar cuentas, gestionar procesos académicos, administrativos y financieros, generar boletines y reportes.
• Permitir la comunicación entre la Institución, docentes, estudiantes y acudientes (chat, comunicados y notificaciones).
• Responder solicitudes de información, demostraciones y cotizaciones enviadas por el formulario de contacto.
• Dar soporte técnico, mantener la seguridad, prevenir fraudes y corregir errores.
• Guardar la prueba de la aceptación de los documentos legales y atender requerimientos de autoridades.
• Enviar información comercial sobre EduOne a representantes de instituciones, solo si lo autorizaron. Pueden pedir que se suspenda en cualquier momento.

7. Sus derechos

Como titular de datos usted tiene derecho a (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que otorgó.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante EduOne o la Institución.

8. Cómo ejercer sus derechos

Escriba a contacto@eduone.com.co o por WhatsApp al 317 029 6998, indicando su nombre, documento, la solicitud y un dato de contacto para responder.

• Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, avisando el motivo.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, avisando el motivo. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes.

Si sus datos fueron cargados por una Institución, EduOne trasladará la solicitud a esa Institución, como responsable, y le avisará.

9. Con quién se comparten los datos

EduOne no vende ni alquila datos personales. Para prestar el servicio usa estos proveedores, que actúan como encargados y pueden almacenar datos fuera de Colombia:

• Google (Firebase): base de datos, autenticación, almacenamiento de archivos y notificaciones. Servidores en Estados Unidos.
• Hostinger: alojamiento del sitio web.
• WhatsApp (Meta): solo cuando usted decide enviarnos su solicitud por ese medio.

Estas transmisiones internacionales se hacen a proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección, conforme a los artículos 26 de la Ley 1581 de 2012 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

10. Seguridad y conservación

EduOne aplica medidas técnicas y administrativas razonables: conexión cifrada (HTTPS), autenticación con contraseña, control de acceso por rol y reglas de seguridad en la base de datos. Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, EduOne lo informará a la SIC y a los afectados cuando la ley lo exija.

Los datos se conservan mientras dure la relación con la Institución y el tiempo adicional que exijan las obligaciones legales. El registro de aceptación de documentos se conserva mientras pueda ser requerido como prueba.

11. Autorización

Al marcar la casilla de esta política en un formulario de EduOne, usted autoriza de forma previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos para las finalidades aquí descritas. EduOne guarda prueba de esa autorización (fecha y hora, versión de la política, formulario y datos del navegador).

12. Vigencia

Esta política rige desde el 31 de octubre de 2026. Los cambios importantes se publicarán en esta página y, cuando corresponda, se pedirá una nueva autorización.